人材募集の知識は企業にとって必要不可欠であり「新規事業の立ち上げ」「業績好調に伴う増員」「人材不足の解消」など様々な場面で役に立ちます。
この記事では、人材募集から採用までの手順や採用までにかかる期間などを解説いたします。
初めて採用活動を行う方や人材不足に悩んでいる方はぜひご覧ください。
人材募集計画を作成する
まずは人材募集を行うにあたって、必要な情報を整理し計画を立てましょう。5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・どのように・どのくらい・なぜ）を意識すると整理しやすいです。
採用活動は実際に進めてみないと分からないことも多いので目的が明確になっていれば手段はざっくりでも大丈夫ですが
- 上手く行った場合（応募が多く人材採用がすぐ決まりそう）
- うまく行かない場合（応募が来ない、採用したい人材から応募が来ない）
の行動計画や判断基準は事前に決めておきましょう。そうすることで迷走することなく採用活動が行えます。
人材募集計画を行うメリット
「いつまでに？」「どのように？」「どのくらい採用するのか？」「誰が選考するのか？」「なぜ人材が必要なのか？」「どんな人材が必要なのか？」などを明確にしてから採用活動を行うことで
- 応募が全く来ない
- 採用しすぎて余ってしまった
- 応募者対応や選考に追われて本業が追いつかない
- 育成コストがかかりリソース不足になってしまった
などの事態を防ぐことができます。
採用活動中のよくある失敗や注意点
担当者が曖昧だったり、人によって選考の進め方や使用ツールが違うとグダグダになってしまいます。
中小企業で意外とよくあるケースが
【本来1人で行えるはずの業務を「みんなでやろう精神」で2〜3人で手分けして進めてしまう】です。
求人運用担当者と応募者対応担当者、選考担当者が別々になることで全員が中途半端にリソース不足に陥ってしまいます。
無駄に情報共有の回数が増え、コミュニケーションコストがかかってしまう場合が多いので注意しましょう。なるべく1人の担当者で求人運用から採用までを行える体制を構築しましょう。
また、社長や役員が採用に関与しなんでもかんでも口出しをしていると担当者の採用業務が進まなくなってしまいます。担当者のモチベーションが下がるだけでなく、採用も進まなくなってしまうので「社長は最終面接だけ関わり、求人運用や書類選考、一次面接は関与しない。」などのルールを作っておくと良いでしょう。
採用担当者が円滑に業務を行える環境を構築し、しっかりと任せることで責任感を持って採用活動に取り組んでもらえますよ！
面接だけ自社で行い、それ以外の業務は丸投げしたいという企業様はお気軽にご相談ください
募集要項の作成
人材募集計画の次は、募集要項を作っていきましょう。
求める人物像やポジション、業務内容や必要な資格などを明確にしていきます。いきなり給与などの条件から決めてしまうと後から変更できず苦戦するリスクがあるためまずはペルソナ設定を行う！これを意識しましょう。
一貫性があり、応募者から見て分かりやすい募集要項を作成することで、企業が求めている人物像が明確になり欲しい人材からの応募率も上がります。
効率よく人材採用を進めるためにも、なるべく時間をかけて明確に作成していきましょう。
採用業務フローの決定と役割分担
次は募集から採用までの業務フローを作成します。一般的なフローとしては
- 求人掲載
- 応募者対応
- 書類選考
- 面接
- 採用通知
- 入社日の決定
です。どの順序で採用業務が進んでいくのかを明確にしておきましょう。2人以上で採用業務を行う場合は誰がどこまでやるのかを共有し役割分担を明確にしておきましょう。
求人媒体の決定
欲しい人材とマッチしそうな求人媒体を選定しましょう。
業界や業種によってオススメの媒体は異なりますが、まずはindeedなどの検索エンジンを使用することをオススメします。
indeedは無料掲載が可能なため予算が限られている企業でも気軽に掲載することができます。さらに、採用活動を効率よく進めるために必要なデータ分析ツールも備わっているため、PDCAが回しやすいというメリットもあります。
正社員、アルバイト、業務委託どの雇用形態でも採用がしやすいというのも魅力です。
求人の作成と掲載開始
計画や準備が整ったらいよいよ実務開始です。
企業が求める人材から応募が来るように求人を作成しましょう！
職種名（タイトル）やキャッチコピー、サムネイル（TOP画像）はとても重要です。求職者は職種名や見出し、画像で求人内容を詳しく見るか判断する傾向にあります。
せっかく良い条件で求人募集を開始していても、サムネやタイトルが目を引くものでなければ最初のアクション（クリック〜求人内容の確認）を起こしてもらえず内容を読んでもらうことすら出来ません。
応募者対応と選考の実施
求人掲載開始後、早ければ数日で応募があります。
書類選考の案内や面接日時の設定などを行い、採用候補者を決めていきましょう！最近はメールアドレスを使用していない世代が多いため求人媒体のメッセージ機能や公式LINEを使用するのがオススメです。
また、一次面接はオンライン面談を実施することを推奨します。移動時間が無いためお互い日時調整がスムーズになるのと当日キャンセルのリスクも減るからです。
採用する人材の決定と入社手続き
選考が進み最終面接が終わった応募者の中から採用者を決定していきます。
中小企業の場合は役員や社長が決める場合が多いと思いますので採用担当者の方は、ミスマッチが起こらないよう応募者情報の整理と決済者への引き継ぎを忘れずに行いましょう。
また、権限のある人間1人が独断と偏見で決めるより一緒に働くことになる現場社員も採用者決定に意見ができると良いです！新入社員の離職や現場のモチベーション低下を防げます。
人材募集の手順まとめ
今回は人材募集から採用までの流れを解説しました。
採用までの最短期間は早い企業で1週間ほどです！業務委託人材の場合3日程度で決まる場合もあります。
人材採用はweb集客に似ている部分もあるため人材不足の業界で悩んでいる企業でもアイディア次第で応募者が10倍に増えたり、1ヶ月以内に求めていた良い人材に出会えることもあります！
効率よく採用活動を進めるためにも下記を意識して取り組んでいきましょう。
- 人材募集計画は5W2Hを使い具体的に作成する
- 募集要項は採用ターゲットからの応募を意識して分かりやすく作る
- 採用業務フローと役割分担は明確に！
- まずはindeedなど無料掲載が可能な求人媒体がオススメ
- 求人作成はタイトル、見出し、サムネが大切
- 応募者対応はメールよりもメッセージ機能や公式LINEなどのチャットツールがオススメ
- 採用者の決定は現場社員も絡めると離職を防ぎやすい
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